Menjaga kerahasiaan email/dokumen elektronik menggunakan IRM (Information Right Management)

Sadarkah anda bahwa di jaman serba elektronik seperti ini anda memerlukan lebih dari sekedar EMAIL client sederhana atau aplikasi OFFICE gratisan yang terlihat cukup untuk kebutuhan sehari-hari ?

Sadarkah anda bahwa menjaga kerahasiaan suatu dokumen elektronik adalah sama pentingnya dengan menjaga dokumen kertas ? (Apalagi seiring dengan kemajuan hukum di negara ini, di mana email dan dokumen elektronik sudah bisa dijadikan bukti dengan kekuatan hukum)

Coba renungkan, apakah anda pernah menginginkan satu atau beberapa hal di bawah ini ?

• mengirimkan email yang bersifat rahasia ? Misalnya email yang hanya boleh dibaca oleh yang berhak, tidak boleh lagi diforward ke orang lain, atau bahkan tidak boleh diprint ?
• mengirimkan email yang hanya berlaku sampai tanggal tertentu, di mana setelah waktu itu tercapai, maka email itu tidak lagi bisa diakses ?
• menjaga email supaya tidak jatuh ke tangan yang tidak berhak ?
• mengirimkan dokumen elektronik (misalnya Microsoft Word) yang hanya bisa dibaca saja, dan tidak bisa diubah-ubah ?
• menyatakan bahwa dokumen/email yang anda kirim/berikan itu bersifat “Rahasia Perusahaan” atau semacamnya ?

IRM

Jika anda ingin melakukan satu/beberapa hal di atas, anda memerlukan fitur IRM (Information Right Management) di aplikasi yang anda gunakan !

Dengan IRM maka aplikasi email anda akan punya option seperti : no restriction, do not forward, do not reply all, company confidential, dan sebagainya (staf IT di tempat anda bisa membuat definisinya sendiri).

 

Dengan IRM maka aplikasi pengolah kata anda (misalnya Microsoft Word) akan memiliki option seperti : restrict formatting and editing, unrestricted access, restricted access, dan sebagainya.

 

Siapa yang memerlukan IRM ?

Kemampuan-kemampuan di atas banyak sekali diperlukan di dalam suatu perusahaan apalagi kantor pemerintahan, di mana para manajemen (atau pimpinan) sering harus bertukar informasi di tingkatan atas, dan semua komunikasinya bersifat rahasia dan tidak bisa diketahui oleh staf-staf yang lain.

Di dalam pemerintahan hal-hal tersebut malah lebih penting lagi karena menyangkut kerahasiaan negara atau hal-hal sensitif lainnya.

Kemampuan seperti itu juga penting untuk menjaga kerahasiaan pegawai seperti gaji atau riwayat kesehatan, personal data dan sebagainya.

Teknologi IRM

Teknologi IRM dipelopori oleh Microsoft dan bisa didapatkan melalui produk Microsoft Office 2007 (ataupun 2003). Teknologi ini dibuat untuk membantu organisasi dan pegawai untuk mengatur informasi-informasi elektronik yang sensitif dengan cara menyatakan ijin akses dan penggunaan dokumen dan pesan (email).

IRM merupakan teknologi di tingkatan file yang persisten dari Microsoft yang menggunakan ijin dan otorisasi untuk mencegah dokumen sensitif dari pencetakan, pengkopian, atau pengiriman kembali (forward) dari orang yang tidak berhak. Sekali ijin diterapkan, maka ijin tersebut akan menempel pada dokumen dan pesan sebagai bagian yang tidak terpisahkan.

Teknologi IRM ini pada dasarnya melakukan dua hal :

1. Membatasi ijin terhadap informasi yang sensitif – IRM mencegah akses dan penggunaan kembali atas informasi dari yang tidak berhak. Perlindungan informasi melalui Firewall dan LOGON Security tidak cukup, karena perlindungan itu tidak bisa mengatur dokumen begitu dokumen itu didownload ke dalam hard disk lokal, sehingga bisa dengan mudah dipindahtangankan melalui USB Flash disk atau cara-cara lain yang tidak legal. IRM akan melindungi terhadap hal-hal seperti ini.
2. Menjaga privasi, kontrol dan integritas suatu dokumen – IRM mampu membatasi hal-hal yang bisa dilakukan oleh user terhadap dokumen yang terlindungi, dengan cara mengatur fungsi-fungsi forward, copy, atau print terhadap dokumen-dokumen yang dirahasiakan

Untuk informasi lebih lanjut silahkan buka URL ini….