Unified Communication untuk Kelancaran Bisnis Anda

Saya akan mulai dengan pengalaman pribadi saya.

Di dalam pekerjaan, saya sering sekali melakukan perjalanan dinas dan juga berkomunikasi dengan rekan-rekan dari negara lain.

Untuk mencapai semua target saya, saya tidak pernah melakukan pembatasan. Begitu saya ingin berdiskusi dengan seseorang atau dengan grup, maka saya biasanya akan menggunakan perangkat yang paling mudah saya akses. Biasanya saya gunakan ponsel saya dengan earphone supaya kedua lengan saya bebas bergerak (atau mencatat)… Enaknya saya bisa lakukan hal ini meskipun saya sedang terjebak di dalam kemacetan di tengah kota.

Semua hal di atas sangat meningkatkan produktivitas saya. Namun efek negatifnya adalah tagihan telepon saya kerap membengkak, dan pernah mencapai angka Rp 15 juta dalam sebulan.

Namun itu adalah cerita sebelum saya memanfaatkan fasilitas kantor yang disebut sebagai Unified Communication (atau UC). Dengan memanfaatkan UC, saya bisa menekan pengeluaran saya menjadi hanya sekitar Rp 500 ribuan setiap bulannya.

Bukan itu saja, perusahaan juga ternyata mendapatkan penghematan sampai 90% (artinya biaya komunikasi telepon bisa ditekan tinggal 10%-nya). Tentunya ada biaya yang meningkat, yaitu sekarang perusahaan memerlukan sambungan internet yang lebih cepat. Tapi berdasarkan pengeluaran yang saya amati, keuntungan yang kami dapatkan (tangible ataupun tidak) jauh lebih besar daripada biaya yang musti dikeluarkan untuk internet.

Komunikasi yang menembus batas Ruang dan Waktu

Kesuksesan bisnis masa kini sangat tergantung pada lancarnya komunikasi. Perusahaan yang memiliki jalur komunikasi yang lebih lancar (dan aman) akan memiliki peluang lebih besar daripada perusahaan yang memiliki hambatan dalam berkomunikasi.

Komunikasi di enterprise adalah landasan untuk berkolaborasi, di mana setiap karyawan dapat bekerja sama dengan erat dalam satu tim, misalnya saling melakukan update, saling berdiskusi, dan sebagainya.

Jaman dulu untuk melakukan hal ini, kita harus berkumpul di suatu tempat. Tetapi sekarang ada solusi teknologi di mana kita bisa melakukan hal ini di manapun, kapanpun, dan dengan cara apapun.

Teknologi komunikasi sekarang telah menembus batas ruang dan waktu.

Adalah sangat umum jika kita melakukan kolaborasi yang sangat erat meskipun dengan rekan kerja yang terpisah multiple zona waktu yang berbeda…

Masalah Komunikasi di Perusahaan

Namun demikian, sebenarnya hal ini menimbulkan banyak masalah baru di dunia enterprise :

• Komunikasi yang terlalu banyak : Kita sekarang hidup di jaman komunikasi yang berlebihan. Sudah waktunya harus mengurangi gelombang komunikasi ini, sehingga hanya informasi yang penting saja yang kita terima. Selebihnya (misalnya gosip, berita bohong, berita yang belum tentu benar, tawaran iklan, dan sebagainya) tidak usah kita terima, karena hanya akan buang energi saja
• Rekan dan Pelanggan yang Tersebar di seluruh penjuru Dunia : Saat ini kita hidup di era globalisasi di mana rekan kerja dan pelanggan yang kita miliki semua tersebar ke seluruh pelosok, di dalam Indonesia maupun internasional. Hal ini menimbulkan banyak hambatan ketika kita ingin bertemu muka, atau ngobrol (karena mungkin kita terletak pada zona waktu yang berbeda)
• Biaya yang Mahal : Jika kita tinggal di kota besar seperti Jakarta, janji untuk saling ketemu muka juga mahal harganya, karena akan ada banyak waktu terbuang di perjalanan, kemacetan, dan sebagainya. Atau jika kita ingin menggunakan telepon, harga pulsanya juga cukup mahal, apalagi jika telponnya itu interlokal atau internasional
• Perangkat Komunikasi yang Beragam : Sekarang ini, ada banyak sekali cara berkomunikasi, misalnya menggunakan telepon genggam/kantor/rumah, fax, email, surat, dan sebagainya. Semua itu seringkali membingungkan, karena kita tidak tahu lawan bicara kita sedang berada di mana, dan cara apa yang dia pilih untuk berkomunikasi. Dari sisi pemeliharaan, perusahaan juga menghadapi masalah karena makin banyaknya cara berkomunikasi, artinya makin sulit dan mahal pemeliharaannya, di samping keperluan akan pegawai pendukung juga yang makin banyak.

Transformasi Komunikasi

Kemajuan telah membawa kita ke suatu era penggabungan teknologi, di mana sekarang kita telah menyaksikan perangkat ponsel yang bisa berfungsi sebagai komputer, perangkat komputer yang bisa menggantikan fungsi buku dan bisa berfungsi sebagai telepon, dan perangkat telepon yang bisa berfungsi sebagai terminal komputer dan sebagainya.

Teknologi ini tujuannya membuat hidup kita lebih nyaman, karena sekarang kita bisa bekerja dengan efisien dan efektif tanpa keharusan kita harus pergi ke kantor.

Sehingga sekarang kita banyak melihat orang-orang bekerja dengan nyaman di rumahnya atau di coffee shop. Semua ini sangat menyenangkan karena kita akan terbebas dari kemacetan, punya waktu lebih banyak untuk keluarga, dan dari sisi perusahaan juga akan terjadi penghematan yang besar dari sisi ukuran kantor, karena sekarang sebagian karyawan bisa kerja di luar kantor dan tidak perlu meja khusus di kantor. Meja & cubical bisa dipakai bersama-sama (sharing).

Pergeseran Model Bisnis

Konvergensi teknologi membawa dampak besar di dunia telekomunikasi. Arsitektur dunia telekomunikasi yang dulunya tersentralisasi dengan perangkat seukuran gedung, sekarang menyusut ke dalam beberapa perangkat komputer dan jaringan yang jauh lebih sederhana, namun dengan kemampuan yang jauh lebih besar.

Semua ini dimungkinkan karena adanya teknologi VoIP (suara yang dikirimkan melalui internet).

Teknologi ini berkembang sedemikian rupa, sehingga sekarang ini kita bisa berkomunikasi ke seluruh dunia dengan ‘gratis’ (= murah sekali). Trend ini sangat menakutkan operator-operator telepon, sehingga mereka harus menemukan cara-cara baru yang lebih kreatif kalau tidak mau ditinggalkan pelanggannya. Contoh yang jelas di sekitar kita adalah, operator telepon sekarang menawarkan jasa Internet melalui sambungan telepon di rumah….

Teknologi VoIP yang diawali sebagai percobaan di Internet satu dekade yang lalu, sempat menghebohkan dunia telekomunikasi, sekarang telah berkembang sedemikian rupa dengan kemajuan di bidang software (perangkat lunak). Software inilah yang menjadi otak yang memungkinkan perangkat komputer-komputer (termasuk laptop dan ponsel pintar) berubah menjadi perangkat telepon dan video conferencing yang luar biasa.

Jika komputer yang menjalankan software ini digabungkan dengan perangkat telepon di perusahaan (misalnya PABX), maka kita akan dapat menerima dan membuat panggilan kepada siapapun, tidak peduli dia berada di dalam jaringan internet maupun di jaringan selular atau jaringan telepon biasa (PSTN).

Teknologi ini juga malah bisa menggabungkan komunikasi menggunakan radio HT (Handy Talky).

Sehingga dengan penggabungan segala macam media komunikasi ini : VoIP, HT, PSTN, Seluar, Instant Messaging, Video Conference, dan sebagainya, kita tidak lagi memiliki batas dalam berkomunikasi.

Sekarang kita memasuki era baru dalam komunikasi yang disebut sebagai “Unified Communications” – yaitu era berkomunikasi yang konvergen.

Komunikasi yang melandasi Proses Bisnis

Di bawah ini adalah gambar Magic Quadrant hasil riset Gartner pada Agustus 2007. Di sini terlihat bahwa leader di bidang ini adalah Microsoft.

 

Unified Communication (atau disingkat sbg UC) menawarkan kemampuan meningkatkan setiap orang, grup, atau perusahaan untuk berinteraksi dan melakukan pekerjaan dengan jauh lebih baik. UC memungkinkan penggabungan bermacam-macam media komunikasi seperti : PABX, VoIP, Email, Audio/Video conferencing, Voice Mail, Instant Messaging, Radio HT, dan sebagainya.

UC juga memungkinkan penggabungan komunikasi dengan proses bisnis, sehingga Gartner menyebut kemampuan ini sebagai “Komunikasi yang melandasi Proses Bisnis”

Keuntungan utama dari UC adalah kemampuan untuk mengurangi hambatan manusia di dalam proses bisnis. Faktor manusia inilah yang kerap kali membuat semua proses (terutama di pemerintahan) berjalan sangat lambat, misalnya pembuatan KTP yang berminggu-minggu bisa dipercepat menjadi hitungan menit dengan bantuan teknologi UC ini.

 

UC dari Microsoft meletakkan manusia di tengah-tengah roda proses bisnis. UC memberikan pengalaman baru kepada kita dalam melakukan kegiatan sehari-hari seperti : email, kalendar, bekerja dalam satu tim, chat, instant messaging, VoIP, audio/video conference, aplikasi perkantoran yang terintegrasi, di manapun, kapanpun, dengan media apapun.

Keamanan Ekstra

Salah satu keunggulan utama dalam berkomunikasi dengan UC adalah KEAMANAN.

Tahukah anda bahwa setiap percakapan melalui telepon, apapun jenisnya mulai dari telepon rumah/kantor/GSM/CDMA dan sebagainya, termasuk radio HT bisa dengan sangat mudah disadap ? Setiap orang yang punya akses ke jaringan telekomunikasi bisa mendengarkan setiap percakapan orang lain tanpa diketahui.

Dan tahukah anda bahwa percakapan (dan SMS) yang anda lakukan itu semua ada rekamannya ? Rekaman ini bisa diperdengarkan kembali, pada umumnya untuk keperluan pengadilan atau penyelidikan kepolisian.

Semua itu sebenarnya baik, namun jika anda ingin kerahasiaan anda terjamin, maka UC memberikan keamanan ekstra, di mana setiap percakapan anda bisa diacak menggunakan teknik enkripsi yang sangat kuat. Sehingga jika ada pihak yang bisa melakukan menyadapan, maka hasil penyadapan itu tidak bisa diplayback ulang…. (kecuali dengan usaha yang luar biasa keras dan dengan dukungan perangkat yang sangat kuat).

Satu Identitas

Keuntungan lain dengan UC ini adalah kita cukup menggunakan satu identitas saja (misalnya email address) untuk berkomunikasi dengan media apapun.

Di bawah ini adalah contoh sebuah kartu nama dari Alex Hankin dari Contoso Ltd, yang memiliki banyak sekali informasi mengenai nomor telepon, email, dan sebagainya. Dengan UC kita bisa menggunakan hanya email address saja untuk mengakses semua media akses yang ada. Kalaupun anda lupa dengan email addressnya, anda bisa mencarinya hanya dengan namanya saja.

Penghematan Biaya

Model solusi UC memutar perhitungan biaya 90 derajat untuk mendapatkan biaya yang lebih murah :

 

Model Vertikal : Pada model ini setiap fungsi atau kemampuan di dalam jaringan berbentuk silo yang tersusun ke atas. Setiap penambahan fungsi atau kemampuan baru, terjadi penambahan biaya dan kerumitan. Hal ini tidak efisien dan mahal, akan terjadi proses komunikasi yang berlebih-lebihan, dan borosnya biaya karena harus memelihara jaringan yang parallel.

Model Horizontal : Pada model ini kita bisa menggunakan sebuah platform saja untuk mendukung bermacam-macam fungsi atau kemampuan baru. Arsitektur ini bersifat standard dan terdistribusi, yang menawarkan akses ke manapun di seluruh jaringan dengan menggunakan sebuah database saja.

Keuntungan dari perubahan model vertikal ke horizontal ini adalah : penyederhanaan dan biaya yang jauh lebih murah. Apalagi jika anda sudah memiliki komputer dan jaringan yang memadai (sebagai platform).