Lindungi Dokumen anda dengan IRM (Information Rights Management)

IRM atau Information Rights Manajemen (Manajemen Hak Informasi) adalah teknologi Microsoft untuk membatasi hanya orang yang berhak bisa mengakses file-file yang ditunjuk dan melakukan kegiatan yang sudah ditentukan sebelumnya, seperti mencetak, mengirimkan ke orang lain, atau mengkopi file tersebut. Hak akses ini diberikan oleh si penulis file tersebut. Hak akses ini menempel pada file atau pada email.

Pembatasan hak akses ini berguna untuk mencegah kebocoran informasi sensitif/rahasia kepada orang yang tidak berhak.

IRM berguna untuk :

• Mencegah penerima dokumen untuk menyebarkan ke orang lain (dalam bentuk digital), mengkopi, mengubah isi, mencetak, mengirim dalam bentuk fax, atau copas (copy-paste)
• Mencegah copas melalui print screen
• Melindungi dokumen, meskipun dokumen ini sudah lepas ke Internet
• Memberikan tanggal kedaluwarsa untuk dokumen, sehingga dokumen tersebut tidak lagi bisa dibaca setelah waktu ini terlewati
• Mengatur penyebaran dokumen di dalam suatu perusahaan

IRM tidak bisa melakukan perlindungan terhadap :

• Pencurian konten melalui aplikasi 3rd party yang tidak menghormati IRM
• Pencurian konten melalui trojan, keystoke logger, spyware, dsb
• Kehilangan konten karena virus
• Konten yang dikopi melalui kamera

Meskipun demikian, jika ada pencurian konten maka kita sudah tahu bahwa si pencuri memang benar-benar punya niat melanggar, dan oleh karenanya bisa dikenakan sanksi oleh perusahaan sesuai dengan undang-undang yang berlaku.

IRM sangat mudah digunakan jika anda menggunakan Microsoft Office. Di bawah ini contoh penggunaan IRM melalui Microsoft Office 2010 :

Jika kita selesai menulis dokumen, maka kita bisa klik File –> Info –> Permission –> Restrict Permission by People –> Restricted Access :

Nah melalui menu ini kita bisa memilih siapa saja yang boleh membaca atau mengubah dokumen ini.

Setelah itu dokumen bisa di save menggunakan default extension .DOCX atau .XPS. .DOCX (merupakan standar dokumen terbuka ISO 29500) biasanya untuk dokumen yang bisa diubah-ubah, sementara XPS (format standar ECMA) diperuntukkan untuk dokumen yang tidak bisa diubah-ubah lagi.

IRM dengan Windows Live ID

IRM membutuhkan RMS server yang terpasang di organisasi anda. Jika kita tidak memiliki RMS server, kita juga bisa menggunakan Windows Live ID untuk menandai siapa saja user yang berhak atas dokumen kita. Untuk mendapatkan Windows Live ID dengan gratis, silahkan mendaftar sendiri ke http://live.com .